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今日は、マイケル・ハイアットという
生産性をテーマに活躍している人のお話をベースに
わたしの視点も交えてご紹介しますね。
まず最初に質問です。
あなたがイメージする理想の1週間ってどんな感じですか?
- やるべき仕事に追われるのではなくて、時間と気持ちに余裕のある生活
- 自分のペースで、クリエイティブな活動に集中できる生活
ざっくり、こんな感じですか??
まずはあなたが理想と思える1週間を
ざっくり想像してみてくださいね。
さて、生産性のプロであるマイケルハイアットさんが推奨する
理想の1週間をデザインするときに
まず考えたい3つのポイントは、次の通りです。
①減らす
②自動化する
③任せる
一つずつ、順番に説明していきますね。
①減らす
例えばこんな経験ないですか?
To-doリストを作って仕事をこなす方法って
おそらく誰もがやったことがあると思うんですが
やるべきことが山のようにあって
リストをこなすことが目的になってしまう、という状態。
わたしもこの経験、たくさんしました。
結局、目の前にある仕事を全部こなそうとすると
時間がいくらあっても足りない。
時間に追われる生活になってしまうんです。
ではどうしたらよいか。
「間引き」ってご存知ですか?
花や果物を育てるときに、大切な幹や花だけ残して
葉っぱや将来育ちそうにないものは切り取ることを間引きっていいます。
栄養を集中させることで立派な花や果物が作れるようになるんです。
これと一緒で、目の前にあるものをそのまま育てるのではなくて
思い切って効果のなさそうなものはリストから外してしまう勇気をもつことで
限られた時間とエネルギーを、本当に大事な業務に集中させることができる
という考え方です。
もう一つ、「減らす」方法として
Noと言う回数を増やす方法があります。
ここでは、相手を不快にさせずに
気持ちよくNoを言う方法をお伝えしますね。
相手を不快にさせずに自分も気持ちよくNoと言う方法
それは、Noをポジティブのハンバーガーを作る方法です。
つまり、①ポジティブ、②クリアなNo、③ポジティブと
会話を組み立てることです。
わたしが実際に活用したときの例をご紹介します。
友人Pちゃんからサンディエゴで開催される
Shakira(ラテン系女性歌手)のコンサートチケットを
買ってくれないかと打診を受けた時の話です。
9月にあるコンサートのチケットを
Pちゃんはすでに購入していたのですが
その後妊娠が発覚、ちょうど予定日と被ってしまいそうで
行けそうにないから、代わりに行ってほしいという相談でした。
最初はPちゃんを助けたいという気持ちもあり
行ってもいいかなと思っていました。
だけど実際に少し動いてみると
一緒に行く相手を探すのに時間がかかること
そして9月はわたしも忙しくなることが分かってきました。
そこでPちゃんにお断りをすることに決めました。
その時に使ったポジティブのハンバーガーメソッドは、
①ポジティブ
Pちゃん、コンサートの件私のことを覚えていてくれて
わざわざ声をかけてくれて本当にありがとう。
②クリアなNO
だけど、その時期は自分も忙しくなるし
一緒に行く相手が見つからないから
チケットを買ってあげられないみたい。
③本当に声かけてくれて、ありがとうね!
こんな感じでお返事しました。
その結果、どうだったかというと
Pちゃんからの回答は
「考えてくれてありがとう。今度は一緒に行こうね!」
すごくポジティブで暖かいものでした。
PちゃんにNoを言う決断を早く下したことで
わたしも時間をムダにすることなく
相手も他の人を探す時間ができて
お互いにとってよい結果となったと思ってます。
②自動化
人間の行動の40%は習慣によるものだそうです。
つまり人間は多くの行動を頭で考えることなしに
自動で行う習性があります。
つまり理想の1週間をデザインするために
理想の1日をつくるための習慣を導入することで
自動的に理想的な1日、1週間が生み出せるようになります。
具体的には次の4つの習慣をわたしも組み込んでいます。
朝の習慣
1日を気持ちよく始めるための習慣
仕事始めの習慣
いきなり仕事に取り掛かるのではなく
理想の1日を過ごすために
1日のスケジュールや仕事内容を確認する習慣
仕事終わりの習慣
1日のを振り返り、明日を効率的に始めるための習慣。
仕事の時間とプライベートの時間を分けるためにも効果的な習慣。
夜の習慣
1日を振り返り、次の日を気持ちよく迎えるための習慣
よい習慣を自動化することで生産性や時間効率が大幅に高まります。
③任せる
これが苦手な人は非常に多いと思います。
わたしも昔はそうでした。
マイケルハイアットは、自分の時間の95%を
自分の専門分野の時間に充てるのがよいと言っています。
自分でやる仕事と、そうでない仕事の分け方について説明します。
下の表を見てください。
仕事のタスクを4つの分類に分けます。
緑色のDesire Zone(理想ゾーン)は
得意分野でかつ情熱を持っている業務が分類されます。
これがまさに、自分でやるべき仕事、
つまり自分の専門分野の仕事で、
時間の95%を費やすべき仕事です。
黄色のDistraction Zone(気晴らしゾーン)やDisinterest Zone(無関心ゾーン)は
それぞれ好きだけど得意じゃない、得意だけど好きじゃない業務です。
赤色のDrudgery Zone(苦しみゾーン)は
好きでもないし得意でもない業務です。
この3つのゾーンに分類される業務は
自分の時間を費やすのではなく
他人に任せるか、機械に任せるか、やること自体を諦めるべき業務です。
任せることのメリットは
自分の専門分野の仕事に
時間とエネルギーを最大限に投資して
最大のアウトプットをすることができることです。
そして専門分野の仕事は
好きでかつ得意な仕事なので
働くことが楽しいと感じられます。
またこまごました時間を使って
たくさんの仕事をこなすのではなく
まとまった大きな時間を使って仕事をすることで
よりまとまった成果を確実に生み出すことができます。
マイケルハイアットが独立したての頃
最初はVA (バーチャルアシスタント)を雇うのに抵抗があったそうです。
だけど最初は週5時間雇ってみると
意外といろんな仕事を任せられることに気づき
次第に週10時間、そしてあっという間に週40時間のお仕事を
お任せするようになったと話していました。
私の場合も緑色ゾーンでないものはアウトソースして
自分だからこそ価値を生み出す仕事に
時間とエネルギーを集中させる方法を意識的にとっています。
例えばポッドキャストのコンテンツ作りや
実際の喋りをするのは私ですが
ポッドキャストの番組編集や配信作業は
わたしでなくても出来る作業なので
この作業を得意とする編集さんにお任せする方法を取っています。
考え方としては
自分の専門分野の仕事=自分の時間とエネルギーで価値を生み出す仕事
自分の専門分野以外の仕事=他人の時間を買うことで自分の時間とエネルギーを確保する
ですね。
フロントステージ時間とオフステージ時間
マイケルハイアットは月曜から金曜までの
週5日の仕事日のうち
2日間をフロントステージ時間、残り3日をオフステージ時間に使っています。
フロントステージ時間とは
実際にお客さんやビジネスパートナーに会ったり
メディアに出たり、対人型のタスクが生じる時間のことです。
オフステージ時間とは
外部の人には会わずに、コンテンツを作ったり
ブログを書いたり、フロントステージの準備をしたりする業務の時間です。
実際の仕事はオフステージの時間の方が多いこと、また
この2つの時間を混ぜないことで
効率よく時間を過ごすことができると話しています。
私もモノづくりの職場を経験したことがあるのですが
工場でモノを生産するは、Aのモデルをできるだけ長く作って
それからBのモデルを作るという風に生産計画を立てます。
これはなぜかというと、AからBのモデルに
生産ラインをチェンジするときの時間やエネルギーを
効率よく使うためです。
これとまさに同じ発想だと言えます。
まとめ
今日は理想の1週間をデザインする方法について書きました。
最後に質問です。
生活のなかでNOと言うべきところで言えなかった経験はありますか?
今日のお話の中での一番の学びは何でしたか?
あなたが今日取り入れるべき効率化のための行動は何ですか?
Time is money. 時は金なりです。
自分の限られた時間を大切に使うためにも
理想の1週間をデザインするためにも
ぜひ活用してみてください!
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